Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de dagbesteding worden aanwezigheidsregistraties gebruikt als basis voor de maandelijkse controle op facturatie. Voor een betrouwbare controle moet de registratie van de voorgaande maand eerst worden teruggezet naar een schone uitgangssituatie, zodat alleen werkelijk bevestigde aanwezigheid meetelt. In veel organisaties is dat een terugkerende administratieve stap aan het begin van de maand.
• Gemiddeld ± 1
• 7 minuten per dagregistratie kwijt oplopend tot ± 50 minuten per maand
• Regelmatig overgeslagen of niet-opgeslagen resets door ontbrekende uitvinkoptie op specifieke datums
• Beslislogica rondom uitvinken, bevestigen en opslaan verloopt automatisch
• Factuurcontrole start vanuit schone en controleerbare basis
• Standaard aangevinkte aanwezigheid raakt niet meer verwarring achteraf
• Vergeten datums, gemiste bevestigingen en onvolledig opgeslagen wijzigingen worden voorkomen
• Risico dat aanwezigheid onterecht wordt meegenomen in declarabele dagdelen neemt af
• Routinefouten in een terugkerende taak nemen structureel af
• Maandelijkse reset verloopt automatisch zonder concentratie en aandacht van medewerker
• Zorg- of financiële administratie houdt tijd over voor controles en uitzonderingen
• Inhoudelijk oordeel blijft beschikbaar voor taken die het vragen
• Navolgbaarheid van welke dagen verwerkt zijn en welke geen actie nodig hadden ontstaat
• Inzicht in volume
•
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Aan het begin van de maand wordt de aanwezigheidsregistratie van de voorgaande maand dag voor dag opgehaald in het ECD.
2. Per datum controleert het proces of er geselecteerde aanwezigheid aanwezig is die moet worden teruggezet.
3. Als er iets te wijzigen is, worden de aanwezige selecties voor die dag in één keer uitgezet.
4. Daarna wordt de wijziging bevestigd en opgeslagen in het ECD.
5. Als er op een datum niets uit te vinken is, wordt dat vastgelegd en gaat het proces verder met de volgende dag.
6. Dit herhaalt zich totdat alle dagen van de voorgaande maand zijn gecontroleerd en verwerkt.
Deze automatisering neemt een terugkerende voorbereidende stap in de dagbestedingsadministratie over die weinig toevoegt, maar wel secuur moet gebeuren. Daarmee ontstaat een betrouwbaardere basis voor factuurcontrole, minder kans op registratiefouten en maandelijks tijdswinst voor de backoffice. Het dagelijkse werk verschuift van handmatig nalopen naar gericht controleren van uitzonderingen.
