Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de ggz vraagt de overgang van een jeugdcliënt naar 18 jaar om administratieve opvolging in het dossier. Taken moeten worden beoordeeld, de juiste behandelaar moet in beeld zijn en vastlegging in het ECD moet kloppen. Juist omdat deze overgang gevolgen kan hebben voor verantwoordelijkheid, communicatie en vervolgstappen, wil je dit proces tijdig en consequent uitvoeren.
• Gemiddeld ± 6 minuten per cliënt bij nadering van de 18e verjaardag kwijt
• Regelmatig overgeslagen of foutief verwerkte signalen door meerdere primair behandelaars of ontbrekende e-mailadressen in het dossier
• Risico's rond gemiste verantwoordelijkheidstransities en onjuiste vervolgacties bij de overgang van jeugd- naar volwassenenzorg
• Terugkerende beslissingen binnen een vast patroon worden overgenomen
• Medewerkers besteden minder tijd aan statuscontroles en dossieropening
• Consequente controle per cliënt vervangt handmatig nalopen
• Dossiers met verkeerde status worden apart afgehandeld
• Grensgevallen en incomplete dossiers komen expliciet terug voor opvolging
• Losse signalen in mailboxen worden vervangen door een duidelijke werkvoorraad
• Dezelfde notitie wordt op de juiste plek in het ECD gezet
• Taakitems worden pas afgehandeld na de benodigde controle
• Registratieverschillen tussen teams of locaties verdwijnen
• Volume, doorlooptijd en uitvalredenen worden inzichtelijk per run
• Teamleiders zien waar het proces vastloopt
• Gerichte procesverbetering wordt mogelijk op basis van concrete uitvaldata
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
#REF!
Deze automatisering haalt een terugkerend administratief proces uit de handmatige werkvoorraad en voert de standaardafhandeling consequent uit. Medewerkers hoeven daardoor niet langer ieder dossier afzonderlijk na te lopen, maar kunnen zich richten op de uitzonderingen die echt inhoudelijke beoordeling vragen. Dat scheelt tijd, verkleint de kans op gemiste opvolging en geeft beter zicht op wat er gebeurt rond cliënten die 18 worden.
