Cliëntdossiers
afsluiten in Nedap

De uitdaging

Zorgorganisaties werken in Nedap ONS met duizenden cliëntdossiers. Wanneer een cliënt uit zorg gaat (einde behandeling, doorverwijzing, overlijden), moet het cliëntendossier volledig en correct worden afgesloten.

In de praktijk is dit proces:
  • Handmatig
  • Verspreid over veel verschillende schermen
  • Afhankelijk van organisatie-, domein- en cliëntspecifieke regels
Gevolg:
  • Gemiddeld ± 7 minuten per cliënt kwijt
  • Regelmatig te laat of onvolledig afgesloten dossiers
  • Risico’s rondom informatiehuishouding, extra kosten aan het houden van inactieve cliëntdossiers en vervuilde werkvoorraden

Oplossing

Het afsluiten van cliënten wordt geautomatiseerd met een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.

Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.

De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:

Sneller

Foutloos

Consistent

volgens vastgelegde afspraken

Hoe verloopt het process vaak?

1

Start van het proces

De robot start wanneer de organisatie dat wil, bijvoorbeeld:

  • na een signaal vanuit een systeem
  • rond een vaste tijd op basis van een lijst die ergens wordt aangeleverd ofgemaild
  • nadat de robot heeft gezocht naar ‘inactieve’ dossiers en toestemmingheeft gevraagd om af te sluiten

2

ONS openen en cliënt opzoeken

  • Robot logt in zoals een medewerker
  • Zoekt de juiste cliënt en onderdelen op

3

Zorg administratief beëindigen

  • Einddatums zetten
  • Zorgtoewijzingen stoppen
  • Relaties afsluiten
    (de kern van het proces)

4

Afronden en opschonen

  • Locaties afsluiten
  • Agenda leegmaken
  • Taken afronden
  • Dossier uit actieve lijsten halen

5

Controle en logging

  • Volledige logging per cliënt
  • Duidelijke meldingen bij fouten
  • Escalatie naar mensen bij niet-voorziene gevallen

Wat wordt technisch afgesloten in ONS?

Zorgorganisaties werken in Nedap ONS met duizenden cliëntdossiers. Wanneer een cliënt uit zorg gaat (einde behandeling, doorverwijzing, overlijden), moet het cliëntendossier volledig en correct worden afgesloten.

Zorgadministratie
  • Zorglegitimaties / zorgtoewijzingen
  • Zorglabels
  • Zorgstatus (“De cliënt is in zorg” → einddatum + reden)
    Relaties & betrokkenen
    • Regiebehandelaar(s)
    • Betrokken medewerkers
    • Verwijzingen / verwijzers
    Financieel
    • Open declaraties beëindigen
    • Klantspecifieke uitzonderingen
    • Optioneel: debiteur verbergen
    Locaties & werkvoorraad
    • Hoofd-, algemene- en wachtlijstlocaties
    • Optioneel: archiefkoppeling
    Aanvullende onderdelen
    • Agenda-afspraken
    • Vragenlijsten / surveys
    • Taken & signaleringen
    Vraag meer informatie aan bij Kirsten, Rick of Esmee

    Samenvatting

    Cliënt afsluiten in Nedap ONS is geen simpele handeling, maar een complexadministratief proces. Door dit proces flexibel en organisatie-specifiek teautomatiseren, zorgen zorgorganisaties voor correcte en tijdige afsluiting,verlagen zij structureel kosten en regeldruk, en maken zij capaciteit vrij waar diehet hardst nodig is.