Zorgorganisaties werken in Nedap ONS met duizenden cliëntdossiers. Wanneer een cliënt uit zorg gaat (einde behandeling, doorverwijzing, overlijden), moet het cliëntendossier volledig en correct worden afgesloten.
In de praktijk is dit proces:
Handmatig
Verspreid over veel verschillende schermen
Afhankelijk van organisatie-, domein- en cliëntspecifieke regels
Gevolg
Gemiddeld ± 7 minuten per cliënt kwijt
Regelmatig te laat of onvolledig afgesloten dossiers
Risico’s rondom informatiehuishouding, extra kosten aan het houden van inactieve cliëntdossiers en vervuilde werkvoorraden
Waarom deze taak belangrijk is
Compliance & kwaliteit
Cliëntgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk (AVG, audits, interne normen)
“Uit zorg” betekent niet automatisch dat het dossier administratief correct is afgesloten
Essentieel bij klachten, audits of juridische geschillen om aan te tonenwelke zorg wanneer is verleend
Kosten & capaciteit
Een administratief actieve, maar feitelijk inactief cliëntdossier kost ± €10 per maand
Wat “maar 7 minuten per cliënt” lijkt, betekent in de praktijk bij veel organisaties structureel ongeveer een halve FTE aan werk
Tijd van mensen gaat naar opruimen en herstellen in plaats van ondersteunende taken aan de zorg welke zorg wanneer is verleend
Wat betekent “cliënt afsluiten” écht?
Voor buitenstaanders lijkt het één handeling, maar in ONS is cliënt afsluiten een ketenproces. Een cliënt is pas écht afgesloten als:
de zorg administratief is beëindigd
er geen open financiële of planningsitems meer zijn
de zorg administratief is beëindigd
er geen open financiële of planningsitems meer zijn
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Oplossing.
Geautomatiseerd cliënt afsluiten in ONS
Het afsluiten van cliënten wordt geautomatiseerd met een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie. Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Hoe verloopt het proces vaak?
1. Start van het proces
De robot start wanneer de organisatie dat wil, bijvoorbeeld:na een signaal vanuit een systeem rond een vaste tijd op basis van een lijst die ergens wordt aangeleverd of gemaild nadat de robot heeft gezocht naar ‘inactieve’ dossiers en toestemming heeft gevraagd om af te sluiten
2. ONS openen en cliënt opzoeken
Robot logt in zoals een medewerker. Zoekt de juiste cliënt en onderdelen op
3. Zorg administratief beëindigen
Einddatums zetten Zorgtoewijzingen stoppen Relaties afsluiten*(de kern van het proces)*
Wat wordt technisch afgesloten in ONS?
Zorgadministratie
Zorglegitimaties / zorgtoewijzingen
Zorglabels
Zorgstatus (“De cliënt is in zorg” → einddatum + reden)
Cliënt afsluiten in Nedap ONS is geen simpele handeling, maar een complex administratief proces. Door dit proces flexibel en organisatie-specifiek te automatiseren, zorgen zorgorganisaties voor correcte en tijdige afsluiting, verlagen zij structureel kosten en regeldruk, en maken zij capaciteit vrij waar die het hardst nodig is.
