In de VVT komen uurcorrecties regelmatig alsnog binnen nadat een dienst al is geregistreerd. Medewerkers sturen dan een correctieformulier aan voor directe en indirecte uren, waarna de planning of zorgadministratie moet beoordelen wat aangepast mag worden en wat echt in het systeem verwerkt kan worden. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk vraagt het per formulier om controle van medewerkergegevens, uursoorten, cliëntkoppelingen en bestaande registraties.
In de VVT komen uurcorrecties regelmatig alsnog binnen nadat een dienst al is geregistreerd. Medewerkers sturen dan een correctieformulier aan voor directe en indirecte uren, waarna de planning of zorgadministratie moet beoordelen wat aangepast mag worden en wat echt in het systeem verwerkt kan worden. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk vraagt het per formulier om controle van medewerkergegevens, uursoorten, cliëntkoppelingen en bestaande registraties.
• Gemiddeld ± 30 minuten per uurcorrectieformulier kwijt
• Regelmatig onjuiste of onverwerkte correcties door verkeerde uursoorten ontbrekende cliëntkoppelingen of overlappende registraties
• Risico's rond incorrecte verloningsgrondslag en vervuilde urenregistraties door correcties die niet volledig of consequent zijn doorgevoerd
• Repetitief zoek- en terugzoekwerk bij uurcorrecties verdwijnt
• Medewerkers houden tijd over voor het echte uitzonderingswerk
• Beslismomenten worden automatisch en consequent doorlopen
• Controles op uursoort, overlap en cliënttraject verlopen steeds op dezelfde manier
• Handmatige interpretatieverschillen per medewerker verdwijnen
• Kleine invoerfouten met grote gevolgen worden eerder onderschept
• Inzenders krijgen sneller duidelijkheid over de uitkomst van hun verzoek
• Onnodige navragen nemen af doordat terugkoppeling direct plaatsvindt
• Medewerkers weten sneller waar ze aan toe zijn
• Structurele logging maakt terugkerende fouten zichtbaar
• Inzicht in hoeveel handmatige nabehandeling nodig blijft
• Stuurinformatie helpt om procesverbetering te richten
In de VVT komen uurcorrecties regelmatig alsnog binnen nadat een dienst al is geregistreerd. Medewerkers sturen dan een correctieformulier aan voor directe en indirecte uren, waarna de planning of zorgadministratie moet beoordelen wat aangepast mag worden en wat echt in het systeem verwerkt kan worden. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk vraagt het per formulier om controle van medewerkergegevens, uursoorten, cliëntkoppelingen en bestaande registraties.
1. De automatisering haalt nieuwe uurcorrecties op uit de mailbox en opent het meegestuurde formulier.
2. Het formulier wordt gecontroleerd op juiste opmaak, complete medewerkergegevens en ingevulde uurregels.
3. De directe en indirecte uren worden uit het formulier gehaald en gescheiden beoordeeld.
4. In het ECD wordt per regel gecontroleerd of de wijziging past bij de medewerker, de cliënt en de bestaande registratie.
5. Uren die voldoen aan de voorwaarden worden toegevoegd of verwijderd in ONS.
6. Uitzonderingen worden doorgestuurd voor handmatige afhandeling en de inzender krijgt bericht over de uitkomst.
7. De verwerkte e-mail wordt gearchiveerd en het resultaat wordt vastgelegd voor controle en opvolging.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Flawless
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het verwerken van uurcorrecties vraagt in de VVT om veel meer dan alleen het overnemen van gegevens uit een formulier. Er zit inhoudelijke controle achter op medewerker, cliënt, uursoort en bestaande registraties. Door dat standaarddeel te automatiseren, daalt de administratieve belasting, worden fouten eerder afgevangen en ontstaat meer grip op doorlooptijd, uitval en opvolging.
