Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de ggz moet per cliëntdossier duidelijk vastliggen welke medewerkers betrokken zijn en wie in welke periode als regiebehandelaar geregistreerd staat. In de praktijk vraagt dat regelmatig om correcties of aanvullingen, bijvoorbeeld wanneer er wel declarabele zorg is geregistreerd maar de regiebehandelaar in het dossier ontbreekt of niet volledig is vastgelegd.
• Gemiddeld ± 18 minuten per cliëntregel kwijt
• Regelmatig ontbrekende of foutief geregistreerde regiebehandelaarperiodes door niet-aansluitende datums en lege behandelaarstabellen
• Risico's rond declaratiefouten en gebrekkige verantwoordingsstructuur per cliënt bij incorrect vastgelegde behandelaarskoppelingen
• Herhaald beoordelingswerk tussen twee systemen verdwijnt structureel
• Open signalen worden uitgelezen zonder telkens opnieuw te openen en vergelijken
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijke opvolging
• Regiebehandelaarregistratie bevat context over periode en begin- of einddatum
• Beslislogica wordt consequent uitgevoerd en na invoer gecontroleerd
• Kans op onvolledige of inconsistente vastlegging neemt af
• Lege tabellen en regels die niet afgehandeld kunnen worden worden expliciet gemarkeerd
• Afwijkingen komen niet pas later in controles naar voren
• Het proces blijft beheersbaar ook bij uitzonderingen
• Elke verwerkte of overgeslagen regel krijgt een status en logregel
• Teamleiders zien welke gevallen extra aandacht vragen
• Zicht op volume, uitval en doorlooptijd ontstaat vanzelf
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt de open werklijst op uit het monitoringsportaal.
2. Per cliëntregel controleert het of er al een status aanwezig is en slaat regels met een bestaande afhandeling over.
3. Voor open regels opent het proces het cliëntdossier in het ECD en leest het de betrokken medewerkers met bijbehorende periodes uit.
4. Op basis van die gegevens bepaalt het proces welke regiebehandelaarregistratie ontbreekt of moet worden aangevuld.
5. De juiste regel wordt in het ECD toegevoegd of bijgewerkt, inclusief begin- en einddatum waar nodig.
6. Na controle van de vastlegging werkt het proces de status en melding in het monitoringsportaal bij.
7. Aan het einde wordt een verwerkingslog gedeeld, inclusief fouten, uitval en regels die handmatige opvolging vragen.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Flawless
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Dit proces automatiseert het aanvullen van ontbrekende regiebehandelaarregistraties op basis van bestaande informatie in het cliëntdossier. Daarmee neemt het veel repeterend uitzoek- en invoerwerk weg, terwijl uitzonderingen juist beter zichtbaar blijven. Het resultaat is minder administratieve belasting, beter bijgewerkte dossiers en meer grip op voortgang en kwaliteit.
