Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel VVT-organisaties komen medicijnlijsten dagelijks binnen via beveiligde mail en moeten die op de juiste plek worden opgeslagen voor verdere verwerking. Daarbij is het belangrijk dat elke bijlage wordt meegenomen, correct wordt benoemd en terug te vinden is per dag en afdeling. Juist omdat het om medicatie-informatie gaat, is zorgvuldigheid in dit proces geen bijzaak maar een vast onderdeel van het werk.
• Gemiddeld ± 10 minuten per medicijnlijst kwijt
• Regelmatig verkeerd opgeslagen of ontbrekende medicijnbestanden door inconsistente naamgeving en telfouten bij dagelijkse verwerking
• Risico's rond medicatieveiligheid en onvolledige cliëntdossiers bij gemiste of onjuist gearchiveerde lijsten
• Terugkerende beslismomenten rondom dag, bijlage en bestandsnaam verlopen automatisch
• Repetitief werk verdwijnt terwijl uitzonderingen zichtbaar blijven
• Medewerkers richten zich alleen nog op afwijkingen
• Controle of mails en opgeslagen bestanden overeenkomen verloopt automatisch
• Niets verdwijnt ongemerkt tussen mailbox en opslag
• Het is nadrukkelijk een proces met beslislogica en controles
• Mislukte downloads en afwijkende tellingen zijn direct zichtbaar
• Achteraf zoeken in mappen en dagfolders verdwijnt
• Uitzonderingen blijven klein en beheersbaar door directe melding
• Verwerkingsmappen worden op orde gehouden via vaste bewaartermijn
• Proces wordt consistenter over dagen en teams heen
• Sturen op volume, uitval en doorlooptijd wordt eenvoudiger
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering maakt eerst de werkomgeving schoon en zet een dagmap klaar voor de verwerking van die dag.
2. Daarna wordt ingelogd in Zorgmail en worden de relevante berichten geselecteerd.
3. Per bericht wordt gecontroleerd of het bij de juiste verwerkingsdatum hoort.
4. De bijlage wordt gedownload, hernoemd op basis van de afdelingsinformatie en opgeslagen in de dagmap.
5. Na verwerking wordt het bericht verplaatst zodat duidelijk is wat al is afgehandeld.
6. Vervolgens wordt gecontroleerd of het aantal opgeslagen bestanden overeenkomt met het aantal verwerkte mails.
7. Bij een afwijking wordt direct een foutmelding verstuurd; als alles klopt volgt een statusbericht en worden oude verwerkingsmappen verwijderd.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Flawless
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het verwerken van medicijnlijsten uit Zorgmail is een terugkerend backoffice-proces met meer controlelogica dan op het eerste gezicht lijkt. Door ophalen, opslaan, hernoemen, controleren en signaleren te automatiseren, neemt de organisatie vooral foutgevoelig handwerk weg. Dat levert tijd op, verkleint de kans dat documenten ontbreken en geeft meer grip op de dagelijkse verwerking.
