Waarom geen enkel proces te complex is voor RPA

Wanneer je met RPA een proces automatiseert, gaat een virtuele medewerker voor je aan de slag. Deze virtuele medewerker doet in feite op een scherm, virtueel of fysiek, exact na wat jij aangeeft dat deze medewerker moet doen. Daarin schuilt ook meteen een van de onderscheidende krachten van RPA ten opzichte van bijvoorbeeld API's. RPA kan nagenoeg alle programma's aan elkaar koppelen en overstijgt daarmee specifieke software.

Wanneer bedrijven gebruik maken van API's gaat het vooral om koppelingen die specifiek gemaakt zijn om twee programma's of taken op elkaar aan te laten sluiten. Zo'n API werkt dus prima, maar wel in een heel nauw venster. RPA kan met haar agnostische karakter alle programma's op elkaar afstemmen. Hoe veel verschillende software dus ook gebruikt wordt in één proces, het maakt voor het automatiseren ervan niet uit. Op dit gebied is complexiteit dus geen probleem.

Uitzonderingen worden meegenomen door softwarerobots

Als we iets dieper ingaan op de materie en het echt op procesniveau bekijken, kan je stellen dat processen vele zijstapjes hebben, in de praktijk ook wel uitzonderingen genoemd. Deze zijstapjes maken een proces niet makkelijker om te automatiseren, maar kunnen 'gewoon' meegenomen worden. In de praktijk is al vaker gebleken dat uitzonderingen weggewerkt kunnen worden tijdens de implementatiefase van RPA zodat ook complexiteit binnen de taak zelf geen valkuil vormt.

Neem als voorbeeld de data-invoer bij een zorginstelling. Deze data-invoer kan door een softwarerobot overgenomen worden, maar de data die ingevoerd wordt, hoeft niet altijd aan hetzelfde format te voldoen. Wijkt het format af dan kan dat door de softwarerobot opgemerkt worden, en zelfs worden gecorrigeerd. Uitzonderingen in het proces kunnen één voor één aangekaart worden totdat het proces vlekkeloos verloopt, zelfs wanneer de input inconsistent is. Geen enkel proces is dusdanig complex dat het niet op te lossen valt met RPA.