Documenten controleren en goedkeuren? Dat hoeft personeel niet meer handmatig op te pakken

Softwarerobots die werken aan de hand van Robotic Process Automation, ook wel RPA, kunnen repetitieve taken op zich nemen, en dat brengt diverse voordelen met zich mee. Organisaties of bedrijven die dagelijks talloze facturen, documenten en andere bestanden binnenkrijgen, moeten deze allemaal uitlezen. Mensenogen zijn daar echter niet meer voor nodig. Zijn er documenten die gecontroleerd moeten worden op bepaalde informatie? Moet er aan de hand van die controle goedkeuring gegeven worden? Softwarerobots pakken het beide op.

RPA inzetten om documenten te controleren en goed te keuren

Naast de eerdergenoemde tijdsbesparing voor personeel zijn er meerdere redenen waarom softwarerobots nuttig kunnen zijn voor controlerende taken. Allereerst werkt een softwarerobot snel. Personeel raakt afgeleid, of er komt iets anders tussen dat meer prioriteit geniet. Dan blijft zo'n controle van documenten dus liggen. Ten tweede werkt een softwarerobot aan de hand van vooraf vastgestelde regels. Dat betekent dus dat zo'n virtuele assistent taken altijd op dezelfde manier uitvoert, en nooit een stap overslaat. Bij personeel is dit niet per se het geval.

Nog een argument in het voordeel van softwarerobots: consistentie. Omdat softwarerobots altijd dezelfde stappen herhalen, en nooit afwijken van het vooraf bepaalde script, wordt er nooit een stap overgeslagen of vergeten. De kwaliteit van het werk gaat daardoor omhoog. Op den duur betekent dit minder herstelwerkzaamheden. Dat is voor personeel fijn, maar voor management ook. Er hoeft namelijk minder bijgestuurd te worden, wat betekent dat softwarerobots een organisatie op den duur energie schelen.

Tenslotte is er nog één punt waarop een softwarerobot een organisatie of bedrijf bijzonder effectief vooruit kan helpen. Op het moment dat de werkdruk toeneemt, willen organisaties of bedrijven meegroeien. Door softwarerobots in te zetten kan dat. De schaalbaarheid van een RPA-oplossing is namelijk praktisch oneindig. Moeten er vijftig documenten gecontroleerd worden per week, of vijfduizend: voor een robot maakt het geen verschil. Ook daarin biedt een softwarerobot dus een voordeel.