Hoe werkt RPA?

1/2/2023 13:47

RPA, ook wel Robotic Process Automation, is een software-oplossing die bedrijven en organisaties helpt met automatiseren. Dit zit echter ingewikkelder dan het klinkt, vooral als je als organisaties alles zelf onderneemt. Hoe werkt RPA, wat gaan er aan stappen vooraf en hoe breng je jouw automatiseringstraject tot een succesvol einde? Yarado legt het uit.

Hoe werkt automatiseren met RPA?

RPA is een technologie die aan de hand van grafische input processen (deels over kan nemen). In feite betekent dit niets anders dan dat medewerkers een robot iets voor doen, en dat deze robot op basis van die input aan de slag kan. Een vrij helder verhaal, maar er zit meer achter. Voordat bedrijven en organisaties namelijk zo'n automatiseringstraject ingaan, moeten er enkele dingen gebeuren. Zo begint een onderneming met het identificeren van processen. Wanneer dat intern zelf opgezet moet worden, kan het voorkomen dat men tegen problemen aanloopt. Vandaar dat een volledige oplossing, waarin een partij van buitenaf met elke stap meehelpt, voor veel ondernemingen aantrekkelijk is. Al helemaal wanneer deze ondernemingen er zelf eigenlijk het personeel of de kennis niet voor hebben.

Als je als onderneming besluit te automatiseren met RPA, is de eerste stap - zoals eerder al aangehaald - om processen te identificeren. Dat vergt intern vaak veel afstemmende handelingen. Voor organisaties is het immers niet altijd even duidelijk wat er nu precies geschikt is om te automatiseren, en welke stappen in welke processen genomen worden. Door een externe partij in te schakelen maken organisaties en bedrijven het zichzelf makkelijk, want technische teams van RPA-aanbieders weten exact welke processen geschikt zijn voor een automatiseringsslag, welke niet, en welke uitzonderingen er wel en niet meegenomen kunnen worden.

Daarna is het aan deze RPA-aanbieder om het proces op te nemen aan de hand van een opnamefunctie in de software. In theorie kunnen ondernemingen dit zelf ook, maar dit gaat nu eenmaal veel sneller en efficiënter wanneer iemand het doet die al veel ervaring heeft met de software. De software registreert handelingen die op het scherm uitgevoerd worden, en schetst daarmee een processtroom die consistent gevolgd kan worden. Dit is de eerste stap in het werkelijke automatiseringsproces.

Vervolgens wordt het proces gebouwd, met de eerder opgenomen input als basis. Aanvullend op deze input wordt er gekeken naar welke uitzonderingen er gemaakt moeten worden om zo veel mogelijk van het werk weg te nemen. Met enkele uitzonderingen is het vaak al zo'n 80 procent van het werk dat verdwijnt. De softwarerobot wordt getraind om het merendeel van het werk weg te nemen, en de eerste tests worden gedraaid om er zeker van te zijn dat het proces naar wens uitgevoerd wordt.

Is dit eenmaal gelukt dan is het slechts nog een kwestie van de softwarerobot onderhouden. Denk hierbij aan regelmatige checks om te zien of hij ook werkelijk draait, en de input goed verwerkt. Daarnaast kan het zijn dat processtromen gedurende een periode veranderen, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe leverancier bij komt, of omdat een oude leverancier wisselt naar een andere manier van rapporteren. Een extern implementatieteam kan vaak in een kwestie van uren het proces weer stroomlijnen, zodat de taak naar wens uitgevoerd wordt.

Gratis totdat jouw administratieve werk geautomatiseerd is

Wij automatiseren jouw admin gratis en brengen niets in rekening totdat het werkt.  (Dat klopt, geen lock-in).

Boek een meeting
Phone Icon
Jop de Bakker

Gratis discovery call van 30 min met onze CEO, Jop!