case study

Verwerk aanvragen sneller voor ziekenhuizen en ondersteun patiënten eerder

Industry
Gezondheidszorg
Challenge
Handmatig beschikkingen aanvragen voor patiënten

Op de Kinder- en jeugdpsychiatrie afdeling van een Nederlands ziekenhuis is het noodzakelijk per patiënt een beschikking aan te vragen bij de gemeente vanuit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), HiX. Anders kan de geleverde zorg niet worden gefactureerd. Yarado heeft het ziekenhuis geholpen door alle aanvragen foutloos te genereren en sneller dan ooit naar de gemeente te verzenden.

YARAdo IMPACT
65%

minder tijd kwijt aan het aanvraagproces

35.000

aanvragen verwerkt per jaar

2 FTE

vrijgespeeld voor meer waarde toevoegend werk

outcomes

Digitale collega, Yara, genereert en verzendt de beschikkingen vanuit HiX naar de gemeente

Minder administratieve last, meer tijd voor contact met de patiënt en gemeente

Geen administratieve achterstand meer tijdens de piek in januari

Drastisch versneld aanvraagproces waardoor de patiënt eerder wordt ondersteund

The challenge The challenge The challenge

the challenge

In januari ervaart het ziekenhuispersoneel een piek in aanvragen van 300 beschikkingen per dag, aangezien de beschikkingen elk jaar opnieuw moeten worden ingediend bij de gemeente. Gezien de repeterende acties in HiX, zijn 2 fulltimers nodig om beschikkingen te genereren in HiX en te verzenden naar de gemeente. Deze piekbelasting leidt tot een achterstand in het aanvragen van beschikkingen. Tegelijkertijd is er minder tijd en aandacht voor contact met de gemeente waardoor aanvragen vertraging oplopen.

The before The before The before The before The before

The before

In de oorspronkelijke situatie kostte het 2 FTE om de werkdruk in januari op te vangen – het proces zag eruit als volgt:

  1. InHiX selecteert de werknemer op de patiënten waarbij de eerste behandeldatumbekend is.
  2. De werknemer maakt per patiënt een aanvraag voor beschikking aan in HiX.
  3. De werknemer zet de aanvraag uit bij de gemeente door de beschikking op testuren.

The after The after The after The after The after The after The after

THE AFTER

Met de komst van Yara als digitale collega, worden beschikkingen sneller aangevraagd waardoor patiënten eerder behandeld kunnen worden. Niet alleen door beschikkingen foutloos en efficiënt te genereren en verzenden, maar ook door aandacht te verleggen naar nauw contact onderhouden met de gemeente.

Digitale collega, Yara, staat gepland om de volgende acties uit te voeren

  1. Patiënten filteren.
    Yara opent het venster metpatiëntenbehandelingen in HiX en filtert op de patiënten met een eerste behandeldatum.
  2. Informatie ophalen.
    Yara klikt op de patiënt en neemt de relevante patiëntinformatie over.
  3. Beschikking genereren.
    Yara voert de gekopieerde informatie in de juiste velden van de beschikkingsaanvraag in.
  4. Beschikking verzenden.
    Vanuit HiX navigeert Yara naar het juiste scherm om de aanvraag naar de gemeente te sturen.