case study

Automatisch betalingen vereffenen voor Trivire

Industry
Woning- corporaties
Challenge
Handmatig indicatief geboekte inkoopopdrachten corrigeren in Tobias AX

Trivire is een woningcorporatie die de onderhoudswerkzaamheden voor haar huizen en apartmenten op zich neemt. Deze ‘inkoopopdrachten’ worden indicatief geboekt tegen 1 euro in Tobias AX, omdat de werkelijke kosten van te voren niet bekend zijn. Wanneer de factuur eenmaal is ontvangen, moet de finance afdeling de inkoopopdrachten boeken tegen het factuurbedrag. De digitale collega van Yarado neemt dit proces uit handen door alle indicatief geboekte inkoopopdrachten periodiek te vervangen door de werkelijke uitgaven zoals aangegeven op de factuur.

YARAdo IMPACT
300

uur bespaard per jaar

10%

meer tijd per werknemer om zich te richten op huurders, risico management en rapportages

100%

accurate boekingen, waardoor er sprake is van een hoge datakwaliteit en compliance

outcomes

Digitale collega, Yara, corrigeert inkoopdrachten drie keer per dag

24/7 beschikbaar en niet afhankelijk van werknemers

Inkoopopdrachten in Tobias AX zijn altijd up-to-date

Verhoogde datakwaliteit en accuratesse voor betrouwbare financiële rapportages

The challenge The challenge The challenge

the challenge

Bij iedere inkomende factuur voor onderhoud, moet Trivire de inkoopopdracht handmatig in Tobias AX aanpassen naar het factuurbedrag. Dit proces is relatief simpel, maar bevat veel repetitieve acties op de computer wat leidt tot foutgevoeligheden en frustratie wanneer meerdere keren op een dag uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het verkeerd overnemen van het factuurbedrag. Financiële data is daardoor inaccuraat, minder betrouwbaar om op te sturen en minder compliant.

The before The before The before The before The before

The before

Vóór de samenwerking met Yarado, moesten Trivire werknemers enkele handmatige en repetitieve handelingen op de computer uitvoeren wanneer er een factuur binnen kwam:

  1. Na in te loggen op Tobias AX, moest de werknemer filteren op de boeking die refereert naar de betaling van de factuur.
  2. De werknemer koppelt de boeking aan een inkoopopdracht.
  3. In de inkoopopdracht vult de werknemer de werkelijke onderhoudskosten in.
  4. Tot slot, slaat de werknemer de inkoopopdracht op om het vervolgens aan de huidige lijst van opdrachten toe te voegen.

The after The after The after The after The after The after The after

THE AFTER

Trivire profiteert nu van een volledig geautomatiseerd proces als het gaat om het corrigeren van honderden inkoopopdrachten. Nu overgekwalificeerde finance werknemers zich kunnen focussen op belangrijker werk, is er iedere week een significante tijds- en geldbesparing gerealiseerd. Daarnaast, worden er geen fouten meer gemaakt in het proces met accurate financiële rapportages en compliance als gevolg. En zelfs als werknemers op vakantie zijn, worden de onderhoudswerkzaamheden bijgewerkt – Yara is immers 24/7 beschikbaar, het hele jaar door. Met de nieuwe digitale collega die fulltime werkt, heeft Trivire al nieuwe processen geïdentificeerd om te automatiseren met als doel operationele voordelen voor de organisatie te vergroten. Een voorbeeld is het monitoren van sensordata geïnstalleerd bij hun huizen en apartementen om huurders pro-actief te kunnen ondersteunen. Digitale collega, Yara, werkt autonoom en staat gepland om drie keer per dag de volgende acties uit te voeren:

Taak #01

Boekingen verzamelen

  1. Navigeren.
    Wanneer eenmaal ingelogd in Tobias AX, navigeert Yara naar het scherm met alle boekingen.
  2. Boekingen filteren.
    Yara selecteert alleen de boekingen met de betaalde facturen.
  3. Boekingen exporteren.
    Yara exporteert de geselecteerde boekingen naar een Excel bestand.
  4. Boekingen opschonen.
    Yara filtert de boekingen die eerder zijn verwerkt uit het Excel bestand.
  5. Boekstuknummers kopiëren.
    Nadat Yara iedere boeking heeft gevalideerd, kopieert Yara de Excel kolom met alle boekstuknummers naar een tekstbestand.


Taak #02

Boekingen corrigeren

  1. Boekingen selecteren.
    Yara zoekt iedere boeking op in Tobias AX op basis van de boekstuknummers in het tekstbestand.
  2. Factuurbedrag kopiëren.
    Na de boeking te hebben geselecteerd, kopieert Yara het factuurbedrag.
  3. Vervangen indicatieve bedrag.
    Yara koppelt de boeking aan een inkoopopdracht en vervangt de indicatief geboekte kosten door de werkelijke kosten.
  4. Inkoopopdracht opslaan.
    Yara slaat de inkoopopdracht op.
  5. Vooruitgang rapporteren.
    Na afloop stuurt Yara een email naar de verantwoordelijke met statusupdates, zoals het aantal boekingen die verwerkt en geweigerd zijn.