case study

Foutloos facturen verwerken voor MSP's

Industry
Managed IT Service Provider
Challenge
Klanten factureren op basis van pay-per-use model

Iedere organisatie die omzet haalt uit een licentiemodel ervaart vaak een maandelijkse administratieve last met betrekking tot factureren op een pay-per-use basis. Yarado heeft The Sourcing Company (TSC), een grote MSP in Nederland, geholpen met het verrekenen van licentieverbruik om ervoor te zorgen dat klanten het juiste bedrag betalen dat overeenkomt met hun gebruik.

YARAdo IMPACT
16

Uur per maand bespaard op handmatige nacalculatie

3

Dagen eerder factureren

95%

Minder klachten van klanten

outcomes

Digitale collega, Yara, stelt facturen op – zelf administratie bijhouden is niet meer nodig

Factureer sneller met een betere cashflow en minder risico tot gevolg

Factuurinformatie is altijd accuraat waardoor klantverloop voorspeld kan worden

Nieuwe inzichten mogelijk, meer transparantievoor de klant

The challenge The challenge The challenge

the challenge

Factureren op basis van variabel gebruik, zoals licentiegebruik, bestaat uit meerdere, repetitieve stappen. Aan het einde van iedere factuurmaand moesten werknemers van TSC het werkelijke aantal gebruikte licenties in kaart brengen voor elke klant – erg handmatig werk dat zorgde voor frustratie en onbetrouwbare data. In facturen werden daarom vaak verkeerde eindbedragen opgenomen. Incorrecte berekingen leidde soms zelfs tot misgelopen opbrengsten.

The before The before The before The before The before

The before

Voorheen moesten werknemers drie stappen uitvoeren voor iedere klant, die ieder foutgevoelig, arbeidsintensief en tijdsrovend waren:

  1. Log in op Microsoft Office 365 om het aantal gebruikte licenties te checken
  2. Noteer het aantal licenties in een spreadsheet die hoort bij de klant
  3. Open een ander factuursysteem om de factuur op te stellen

The after The after The after The after The after The after The after

THE AFTER

Het implementeren van Yara duurde slechts een aantal uur en leverde direct resultaat door tijd en resources te besparen. Yarado heeft het volledige factuurproces geautomatiseerd voor The Sourcing Company: van het downloaden van data van het ene systeem tot aan het invoeren van de data in het factuursysteem.

De onvermoeibare digitale collega, Yara, onderneemt de volgende acties:

  1. Ophalen data
    Yara logt in op het Microsoft Office 365 portaal en haalt daar het aantal gebruikte licenties op voor een gegeven maand.
  2. Segmenteren data
    Yara verwerkt de licentie data in een Excel spreadsheet die matcht met de klant.
  3. Analyseren inconsistenties
    Yara berekent in de spreadsheet het verschil tussen het aantal ‘actieve licenties aan het einde van de maand’ en het ‘hoogste aantal actieve licenties tijdens de maand’.
  4. Uploaden data
    Yara zet de bewerkte data in het factuursysteem.
  5. Gebruiken van inzichten
    Yara stelt eenfactuur op met de actieve licenties plus de additionele licenties die gebruikt zijn gedurende de maand. Met alle spreadsheet data op orde, is het nu ook mogelijk om nieuwe inzichten te genereren, zoals het klantverloop.